پروفرما اینویس (Proforma Invoice) چیست و چگونه یک پیش فاکتور حرفه‌ای صادر کنیم؟
تجارت بین‌المللی دنیایی پر از اسناد و مدارک است که هرکدام نقشی حیاتی در فرآیندهای خرید، فروش و حمل کالا ایفا می‌کنند. یکی از اولین و مهم‌ترین اسنادی که در مذاکرات تجاری با آن روبرو می‌شوید، پروفرما اینویس (Proforma Invoice) یا پیش فاکتور است. این سند، اگرچه یک فاکتور رسمی برای پرداخت نهایی نیست، اما سنگ بنای یک معامله شفاف و موفق به شمار می‌رود. اما پروفرما اینویس دقیقاً چیست، چه تفاوتی با فاکتور تجاری دارد و چگونه می‌توان یک پیش فاکتور حرفه‌ای صادر کرد؟
در این راهنمای جامع از کاویان کالا، به تمام سوالات شما درباره پیش فاکتور پاسخ می‌دهیم و به شما کمک می‌کنیم تا با تسلط کامل بر این سند مهم، قدم‌های مطمئن‌تری در مسیر تجارت جهانی بردارید.
پروفرما اینویس (پیش فاکتور) چیست؟
پروفرما اینویس یک سند تجاری است که توسط فروشنده (صادرکننده) برای خریدار (واردکننده) قبل از نهایی شدن معامله و ارسال کالا صادر می‌شود. این سند به نوعی یک پیش‌نمایش از فاکتور نهایی است و شامل تمام جزئیات کلیدی معامله، از جمله مشخصات کالا، قیمت، شرایط پرداخت، جزئیات حمل و نقل و اطلاعات طرفین معامله می‌شود.
هدف اصلی از صدور پروفرما، ایجاد یک توافق اولیه و شفاف بین خریدار و فروشنده است. خریدار با دریافت این سند می‌تواند از جزئیات کامل سفارش خود مطلع شود، برای تأمین مالی و اخذ مجوزهای لازم (مانند مجوز واردات یا گشایش اعتبار اسنادی – LC) اقدام کند و هزینه‌های خود را برآورد نماید.
تفاوت‌های کلیدی پروفرما اینویس با فاکتور تجاری (Commercial Invoice)
شاید این سوال برای شما پیش بیاید که اگر تمام اطلاعات در پروفرما ذکر می‌شود، دیگر چه نیازی به فاکتور تجاری است؟ درک تفاوت این دو سند بسیار مهم است:
- زمان صدور: پروفرما قبل از ارسال کالا و برای تأیید سفارش صادر می‌شود، در حالی که فاکتور تجاری پس از ارسال کالا و به منظور درخواست پرداخت نهایی ایجاد می‌گردد.
- هدف: هدف پروفرما، توافق بر سر جزئیات معامله است. هدف فاکتور تجاری، یک درخواست رسمی برای پرداخت وجه کالای ارسال شده است و در فرآیندهای ترخیص گمرکی نیز نقش اساسی دارد.
- تعهد: پروفرما یک سند تعهدآور برای فروشنده است تا کالا را با شرایط توافق شده تأمین کند، اما از نظر حسابداری یک سند رسمی بدهی محسوب نمی‌شود. فاکتور تجاری یک سند رسمی حسابداری است که نشان‌دهنده بدهی خریدار به فروشنده است.
چگونه یک پیش فاکتور حرفه‌ای صادر کنیم؟
یک پروفرما اینویس استاندارد و حرفه‌ای باید شامل اطلاعات دقیق و کاملی باشد تا از هرگونه سوءتفاهم در آینده جلوگیری شود. موارد زیر از ارکان اصلی یک پیش فاکتور هستند:
۱. عنوان واضح: در بالای سند به وضوح عبارت “Proforma Invoice” یا “پیش فاکتور” را قید کنید.
۲. اطلاعات فروشنده و خریدار: نام کامل، آدرس دقیق، شماره تلفن و ایمیل هر دو طرف معامله (صادرکننده و واردکننده) باید به درستی درج شود.
۳. شماره و تاریخ صدور: هر پیش فاکتور باید یک شماره منحصر به فرد (Invoice Number) و تاریخ صدور (Issue Date) داشته باشد. همچنین تعیین تاریخ انقضا (Expiry Date) برای پیش فاکتور ضروری است تا خریدار بداند تا چه زمانی برای تأیید آن فرصت دارد.
۴. شرح کامل کالا: این بخش باید شامل موارد زیر باشد: * نام دقیق و توصیف کامل کالا * کد تعرفه گمرکی (HS Code) * تعداد یا مقدار کالا (Quantity) * قیمت واحد (Unit Price) * قیمت کل (Total Price)
۵. شرایط پرداخت (Payment Terms): نحوه پرداخت باید به روشنی مشخص شود. (مثلاً پرداخت نقدی، اعتبار اسنادی (LC)، حواله T/T و درصد پیش‌پرداخت).
۶. شرایط تحویل (Incoterms): اینکوترمز قوانین بین‌المللی هستند که مسئولیت‌ها و هزینه‌های خریدار و فروشنده را مشخص می‌کنند. حتماً یکی از اصطلاحات اینکوترمز ۲۰۲۰ (مانند FOB, CIF, EXW) را ذکر کنید.
۷. جزئیات حمل و نقل: * مبدأ و مقصد: کشور و شهر مبدأ و مقصد حمل کالا. * روش حمل: مشخص کنید که حمل به صورت دریایی، هوایی یا زمینی خواهد بود. * بسته‌بندی: نوع بسته‌بندی کالا (پالت، کارتن، جعبه و…) را ذکر کنید.
۸. ارز معامله: نوع ارز (مثلاً دلار آمریکا – USD یا یورو – EUR) را به وضوح مشخص کنید.
۹. اطلاعات بانکی فروشنده: برای تسهیل در فرآیند پرداخت، اطلاعات کامل حساب بانکی خود را درج کنید.
کاویان کالا، همراه شما در تمام مراحل تجارت
صدور اسناد تجاری مانند پروفرما اینویس، تنها یک بخش کوچک از پازل پیچیده تجارت بین‌المللی است. از مذاکره با تأمین‌کنندگان گرفته تا انتخاب بهترین روش حمل، انجام امور گمرکی و انبارداری، هر مرحله نیازمند دانش، تجربه و دقت بالایی است.
شرکت حمل و نقل بین المللی کاویان کالا با ارائه خدمات نوین و یکپارچه در زمینه بازرگانی و حمل و نقل، این مسیر پرچالش را برای شما هموار می‌کند. تیم متخصص ما آماده است تا در تمامی مراحل، از تنظیم اسناد تجاری حرفه‌ای تا حمل ایمن و سریع کالای شما، در کنارتان باشد. ما به شما کمک می‌کنیم تا با خیالی آسوده، تجربه‌ای امن و سودآور در تجارت بین‌المللی داشته باشید.
برای دریافت مشاوره تخصصی و استعلام هزینه در زمینه حمل و نقل بین‌المللی و خدمات بازرگانی، همین امروز با کارشناسان کاویان کالا تماس بگیرید.
تلفن :
ایمیل :
